A KKV szektor szereplőinek jelentős része külsős szakemberrel, könyvelőirodával végezteti számviteli, könyvelési feladatait. Az ehhez szükséges bizonylatokat, elsősorban bejövő és kibocsátott számlákat jellemzően papír alapon, havonta juttatják el. Ezt a gyakorlatot váltja ki egy 21. századhoz méltó megoldással az SDS Zrt. rendszere.
Könnyebb a könyvelőknek
A megoldás a gyakorlatban egyfajta elektronikus csőpostaként működik. A beszkennelt dokumentumot jóváhagyás után automatikusan rögzíti a könyvelő rendszerébe. Előnyei, hogy a papír alapú dokumentumokat nem kell sem a könyvelőnél, sem pedig az irodában őrizni (ha van megőrzési kötelezettség, akkor is egyből az irattárba, archívumba kerülhetnek), hiszen annak képi anyaga mindig rendelkezésre áll. Ezzel nem csak a könyvelőirodákban tonnaszám halmozódó számláktól lehet megszabadulni, de az állandó utaztatásuktól is.
A mostani rendszerben az eredeti bizonylat havi gyűjtésben a könyvelőhöz kerül – érte megy, vagy az adózó viszi el neki − majd év végén a könyvelő visszajuttatja a köteget a vállalkozáshoz, aki ezt valahol eltárolja, majd egy esetleges vizsgálatnál, beszámoltatásnál az egész papírhalmazt újra elviszi a könyvelőhöz, aki az ellenőrzés végeztével újra visszaadja azt.
Ehhez képest az új rendszer rendezett adathalmazt hoz létre. Kinyeri az adatokat a dokumentumból, a könyvelési program számára feldolgozható formában eljuttatja azokat a könyvelőhöz, miközben rendelkezésre áll a dokumentum eredeti, beszkennelt képe is, amely a bizonylatok között lépegetve, keresve meg is jelenik.
IT-szempontból
A rendszer több építőelemből áll össze. A papíralapú dokumentumot be kell szkennelni, ha eleve kép, pdf, stb. formában, digitálisan érkezett, akkor pedig be kell olvastatni a rendszerrel. Ezt követően egy külső karakterfelismerő szolgáltatás kinyeri belőle az adatokat. Az sdsys kapcsolat meghatározó technikája egy SOAP kommunikációs csatorna, xml fájlokkal.
A megoldás egyik legfontosabb IT előnye, hogy platformfüggetlen, bármely, pl. könyvelési rendszerbe gyorsan integrálható, mindenki számára elérhető dokumentumközműként kíván működni. A fejlesztő SDS Zrt. most külön pénzügyi megoldást dolgozott ki arra, hogy a könyvelési és más szoftverek fejlesztőit, gyártóit érdekeltté tegye a csatolófelület beillesztésében. Emellett az eszköz kiváltja a máskor szükséges, egyedi interface-eket, mert bármely két szoftver között képes adatot közvetíteni.
Az SDSys (Smart Dokument System) rendszerrel egy olyan felület is keletkezett, amelyen a kiegészítő szolgáltatások egy kattintással elérhetők. Legyen szó archiválásról, elektronikus számlakészítésről, a felület több versengő szolgáltatónak is lehetőséget ad. Ez utóbbi az EDI szolgáltatók számára is érdekes lehet, hiszen az SDSys rendszerben egy elektronikus számla létrehozása töredékébe kerülhet más szolgáltatásokhoz képest.
