100 millió dolláros átverés a Facebooknál és a Google-nél

Megelőzhető lett volna a Facebook és a Google 100 millió dolláros átverése?
Nem csak a tech-cégóriások, de bármely – akár kereskedelmi – vállalkozás is célpont lehet.

Friss hírként terjedt a napokban, hogy egy litván férfi éveken át a két internetes világcégtől 100 millió dollárt csalt ki adathalász, hitelesnek látszó számlákkal és átutalásra szólító e-mailekkel – egy valós beszállító nevében. A folyamatkezelő rendszerek szakértői szerint az eset jelentős problémákra hívja fel a figyelmet, mert bármely céggel előfordulhat hasonló, ha nem körültekintően kiépített, zárt rendszerben kezeli irodai folyamatait. Ma az ilyen jellegű csalások komoly problémát jelentenek a tengerentúlon; de ugyanez igaz Európára is.

"Cégmérettől függetlenül szükséges munkafolyamatokat kidolgozni és lehetőleg informatikai rendszerben kezelni – kis cégeknél az alulszervezettség, míg nagyvállalatoknál az automatizáltság miatt. Így megelőzhetők a hasonló jellegű csalások, egyrészt az emberi hibák, másrészt a túlzott automatizáció kiküszöbölésével” – tanácsolta Szederkényi Zsolt, az xFLOWer cégcsoport tulajdonos-ügyvezetője.

A számlajóváhagyási folyamat szigorú betartása és betartatása volt ugyanis a kulcskérdés a hírben szereplő ügyben is. Több vállalatnál előfordult már, hogy a workflow mentette meg hasonló csalásoktól a céget – ugyanis teljesítési igazolás nélkül akartak számlákat kifizettetni a beszállítók, de a mindenre kiterjedő rendszer azonnal jelezte a megrendelés és a teljesítés hiányát.

Néhány okos tipp, hogyan előzzük meg az ilyen eseteket – például a pénzügyi tranzakciók során:

-  Pontosan meg kell határozni a szervezet felépítését és a jogosultságokat (pl. ki, mit, milyen költséghelyen és értékhatárig hagyhat jóvá).

-  Fontos a beszállítói nyilvántartás folyamatos frissítése (pl. kitől, milyen elérhetőségekről érkezhet, milyen tartalmú kérés, követelés).

- A teljes beszerzési folyamatot figyelembe kell venni és kezelni! (Az igényléstől kezdve a megrendelésen, a teljesítés ellenőrzésén, a munkalapok kezelésén és a számla jóváhagyásán át a kifizetésig, majd a partner visszajelzések beérkezéséig.)

A jól kialakított, teljeskörű, kötött beszerzési-számlajóváhagyási folyamatokkal, zárt workflow rendszerben kizárólag a jogosultak hagyhatják jóvá az igényeket és kifizetéseket – akár okostelefonon, felhőben.