Az engedélyezési eljárás során első fokon az MKEH metrológiai hatósága, míg másodfokon a szervezet központi szerve jár el. Az eljárásért fizetni kell, a díjtételek összegét a Nemzetgazdasági Minisztériumnak az onlinekasszarendszerről kiadott rendelete szabályozza. Ennek megfelelően a nem speciális pénztárgépek esetében engedélyenként 600 ezer forint a díj, míg a speciális berendezéseknél 900 ezer forint. Fontos tudni, hogy a március 19-én a NAV-nál folyamatban lévő ügyeket az adóhatóság megszünteti.
Ha az MKEH típusvizsgálata alapján az derül ki, hogy az adott kassza nem felel meg az előírásoknak, de kisebb módosításokkal teljesítheti a követelményeket, akkor az MKEH – határidő kitűzése mellett – lehetőséget ad a hiba kiküszöbölésére. Amennyiben a pénztárgép megfelel az előírásoknak, a szervezet a vizsgált példányt (etalon példány) lepecsételi. Az etalon berendezést a forgalmazók kötelesek 10 évig változatlan formában megőrizni.
A forgalmazási engedélyt adott géptípusra állítják ki. Jogutódlás esetén a forgalmazási engedély érvényét veszti, kivéve, ha a jogutód az engedély saját nevére történő átvezetését kéri.
A forgalmazási engedélyt kérő vállalkozásoknak érdemes figyelembe venniük, hogy az NGM rendelete szerint számos kizáró ok létezik, amely miatt nem kaphatják meg a kért engedélyt. Így a forgalmazó nem állhat végrehajtási, csőd-, felszámolási vagy kényszertörlési eljárás hatálya alatt, nem állhat adószám-felfüggesztés, -törlés, vagy fokozott adóhatósági felügyelet hatálya alatt. De kizáró ok a NAV felé fennálló adó-, illetve vámtartozás, társadalombiztosítási járuléktartozás is (kivéve, ha arra részletfizetést vagy fizetési halasztást engedélyeztek).
